Как избежать хаоса в корпоративном облаке: лучшие практики управления файлами

Корпоративное облако — удобное и доступное место для хранения файлов. Сотрудники могут получать доступ к нужным документам из любой точки мира, а компании не нужны собственные дата-центры и дорогое оборудование.

Но если в организации большое количество данных, поиск необходимого файла может превратиться в блуждание по цифровым лабиринтам. Рассказываем, как избежать хаоса в облачном хранилище, как организовать в нем логичную структуру и как сделать облако удобным для всех в команде.

Логичная структура папок и файлов
Одна из причин цифрового хаоса — отсутствие структуры в облачном хранилище данных. Сотрудники создают папки с понятными только для них самих названиями и добавляют туда файлы из разных категорий. Они привыкают к такой системе и легко ориентируются в хранилище. Но когда прежние работники уходят, новым специалистам приходится тратить много времени, чтобы найти документы.

Задача руководителей — внедрить логичную структуру хранения. Она может отличаться в зависимости от компании, но в ее основе должна быть иерархия из трех-четырех уровней.

Например, вам нужно добавить файл с результатами A/B-теста нового продукта. Вот так может выглядеть структура:

Продуктовое направление → Тестирование новых продуктов → А/B-тесты → 2025 год

Помните, что иерархия не должна быть слишком длинной — если в ней более пяти уровней, может вновь возникнуть путаница.

Единые правила именования файлов
Если в компании следуют единым правилам именования в облаке для хранения файлов, находить нужные документы будет проще. Скорее всего, вы намного быстрее отыщете таблицу с названием «Отчет_по_РК_Директ_ апрель_2024_Иванов», чем «Отчет реклама».

Основные принципы грамотного именования файлов следующие:

• Название отражает суть документа;
• название максимально полное, его легко найти по ключевым словам в поиске облака;
• в названии нет ошибок, опечаток, посторонних символов;
• при необходимости — указаны даты и ответственные лица.

Борьба с дублированием и файловыми свалками
Еще одна причина хаоса в корпоративном облаке — дублирование файлов. Сотрудники несколько раз сохраняют один и тот же документ в разные папки, тем самым создавая копии. Это засоряет облачное пространство и занимает лишнюю память.

Из-за постоянного дублирования и отсутствия организации хранения файлов возникают свалки документов. Их можно сравнить со шкафом, в котором хранится сразу все: от инвентаря для дачи до старых квитанций, детских игрушек и зимних курток. Например, необходимый отчет может находиться среди дизайн-макетов, таблиц отдела продаж и текстовых документов. Найти нужный файл в таком хаосе очень сложно, при этом во время поиска приходится отвлекаться на посторонние документы.

Выход — внедрить правила обращения с облаком, провести инструктаж для сотрудников и назначить ответственного, который будет следить за хранилищем.

Настройка прав доступа для сотрудников и защита данных
Навести порядок в облаке поможет и создание разных уровней доступа. Например, рядовые сотрудники смогут пользоваться только теми папками, которые необходимы им для работы. Дизайнер не сможет просмотреть файлы IT-отдела, маркетолог — открыть документы для топ-менеджмента.

Ограничение прав доступа также необходимо для защиты чувствительных данных, таких как финансовая отчетность или персональная информация о сотрудниках. Настроить уровни доступа легко — так, в Astra Disk можно установить пароль или ограничить срок действия ссылки, по которой открывается файл.

В Astra Disk также можно создать группы пользователей с разными возможностями доступа, настроить автоматическую блокировку аккаунтов бывших сотрудников, ввести аутентификацию через локальные учетные записи. Это помогает максимально защитить данные от утечек и взломов.
astracloud.ru/disk

Чек-лист для проверки порядка в облаке
Проверьте по этому чек-листу, есть ли порядок в вашем корпоративном облаке:

• Файлы размещены в папках со строгой структурой.
• Названия документов понятные, оформлены по единым правилам.
• Найти любой документ в облаке можно за пару минут по ключевым словам.
• Отсутствуют дубли: один документ — один файл.
• Настроены уровни доступа, сотрудники пользуются только теми файлами, которые нужны им в работе.

А если вы пока еще не подключили корпоративное облако, попробуйте Astra Disk для хранения файлов — безопасное российское решение, которое подходит для импортозамещения иностранного ПО и работы с большими объемами данных.